她用了这两张表，人生延长15年

本文来自百习而见一位优秀学员的日常学习总结。

时间管理的困扰：

不知你是否有和我一样的感受：

经常马不停蹄的忙一天，却发现这一天没做一件重要的事情却累得要命；

经常问自己时间都去哪了？

为什么感觉天天总有解决不完的急事……

这样的状态不仅是在工作中，在生活中也是一样的，让我百思不得其解，到底该如何安排好时间不让自己那么累呢？

终于，偶然的机会加入百见HR研修院，学习了《时间管理》课程，让我终于理清头绪，明白了如何识别“轻重缓急”，如何通过任务的轻重缓急来改善时间分配，如何通过时间的改善来指导未来工作规划。

《时间管理》的课程共4节，每节课我都至少听两遍，第一遍边听边做笔记，因为边听边做笔记就会听得非常认真，有时为记全一句话必须要反复听好几遍。做完笔记，就看作业，作业总共有三个表《时间管理分析表》、《时间管理改善分解表》、《工作规划表》，每个表都对应一节课，听完一节课，就找到对应的作业表把能做的地方先做一遍，遇到卡壳的地方再找相关的课程节点重听一遍。同时，也和一起做时间管理课程的同学讨论自己没听懂的地方。

即便这样，我的作业还是被瓮老师打回三次，所以千万不要小看这三个表。

本文是对《时间管理》系列课程的课后作业的诠释，重点阐述时间管理分析表的使用。

《时间管理分析表》对应的是《时间管理》课程的第一、二节。

时间管理分析表：

第一次看到这张表的时候，觉得也没什么特别的，不就是把每项任务逐一罗列，然后分个轻重缓急就OK了么。可是当自己准备填写的时候，却蒙了……

除了序号和内容两项能看懂外，其它几项完全不理解该怎么填写。于是，又老老实实的先去听课了，听完第一节和第二节之后，才基本会填这个表。

《时间管理分析表》的作用：

这张表主要是对以往任务的时间分配进行分析，分出轻重缓急。这个表中所列事项可以是过去的某一天、某一周、某一月等特定时间段内所发生的。

由于自己平时主要是在家带宝宝，每天的事情也就是做饭、吃饭、做家务、照顾宝宝等一些生活杂事，按理说就这么点事，也用不了多少时间，但是每天却忙得马不停蹄，所以我决定将一天的所有事情罗列出来好好分析一下。

1、接到任务的时间

指在特定时间内首次接到任务或已知任务的时间。由于这张表是对过去的一天做分析，所以当天的所有任务都是已知的了，为了便于分析，一般都以最早时间统一作为接到任务时间。

早上7：30起床就知道当天都有哪些事情要做，所以7：30就是接到任务的时间，也是一天当中任务开始的最早时间。可能有人会问不是5：00就有任务了么，其实这是特殊情况，5:00是被宝宝饿了吵醒的，喂完她又接着睡了，真正起床是7：30。

2、内容

接到的任务的具体内容，它可以是特定时间内的每一件事情、也可以是关键或主要事情。（因为特定时间如果是周、月、季等较长时间，做到每一件事情都记清楚是有困难的，比如打个水、复印份资料等琐碎事，但是特定时间如果是日，则尽可能做到精细）

因为分析的是一天的特定时间，所以就把每一件事情都具体罗列出来了。

3、最后必须完成时间

任务完成的最晚时间、无法再推迟的最后时间。最后完成的时间不能比接到任务的时间早。

我早饭平时最晚是在8：30之前肯定会做好，所以对于做早饭这件任务的最后必须完成时间就是8:30。

4、周期

一项任务正常完成所需要的时间。（特定时间如果是日，则周期以分钟为单位，特定时间如果是月，则周期以天或小时为单位。表格中所有时间单位需保持一致）

早饭一般做得比较简单，偶尔稍微麻烦点也不会超过30min，所以，30min就是周期。

5、剩余时间

剩余时间＝（最后必须完成时间－接到任务时间）－周期

做早饭这项任务在一天当中剩余的时间＝（8：30-7：30）-30min＝30min

紧急性排序之法：

6、紧急性

紧急性按剩余时间升序排列，即剩余时间越短，任务越紧急，但不可出现负数。时间程度一样的情况下参考自己的利益来排序。

当我把所有的任务的剩余时间全计算出来之后，按照升序排列，紧急性的排序就自然出来了。

这里需要注意的是紧急性的分水岭，就是说排序前几项的是最紧急的。

例如:我的表里紧急性排序前5是最紧急的,其依据是看剩余时间，剩余时间不足1小时的都是最紧急的。

逆向思维三步法：

7、重要性评估

运用逆向倒推法，在特定时间内，如果必须舍弃一个事情，影响最小的，就是最轻的，排序最后。排完一项忽略一项，对剩余任务再运用此方法逐一排序。但强调下，一定是在特定时间内做分析。例如以日为特定时间，共列了10项任务，那就在这10项任务中先选一项当日不做后果最轻的一项，则此项排序为10.

我总共列了29项任务，这29件事如果决定放弃一件事，放弃这件事情对我的影响最小，逐项思考权衡后选择放弃健身，一天不健身也不会胖，也不会有什么损失，其影响最小，健身就排序29。排除健身后剩下28项，28件事里放弃一件事，又逐项思考权衡后选择洗漱，我想一天不洗脸也不至于见不得人，大不了不出门呗，所以洗漱就排序28。依此类推，每次排序都要对剩下的任务逐项思考权衡，选出相对来讲放弃后影响最小的。

第一次做重要性评估犯了一个很离谱的错误……

因为我把所有的做饭、吃饭都排在重要性的最前面了。当大叔问我“你一顿不吃饭有很大影响么？”，我才意识到，自己忽略了是在一天的特定时间来做分析。所以说，重要性的评估一定是在特定的时间内来评估才有效。

注意，以下几类事情一定是非常重要的：

•日常工作基础信息的收集是非常重要的。

•日常关系的维护，沟通是非常重要的。

•对上级领导的沟通、工作汇报是非常重要的。

•个人基础素养的提升是非常重要的。

•规划类的事情是非常重要的。

•关键性异常的处理是非常重要。

•培养人这类的事情是非常重要的。

8、轻重缓急评估

紧急性+重要性=轻重缓急。

（急=重要+紧急；缓=不重要+不紧急；重=重要+不紧急；轻=紧急+不重要）

这项内容只要参照上面的公式就不会错了。我第一次做的时候，完全没按公式做，纯属按主观臆断（见下图），结果前后矛盾。明明重要性评估里面排序都显示是不重要的，却还在轻重缓急里写成重要。

9、授权与可否授权

这项内容只要记住三类不可授权的事项即可。

①与生理条件相关的，例如吃饭、睡觉、个人成长学习等是不可授权他人代劳的。

②别人不会的事当然也不可能授权。

③情感关系的维系，例如员工关系的维护、与上司的汇报沟通等是不可授权的。