《卓有成效的管理者》第十一篇：高效会议

会议的有效性

实际上，会议本身属于沟通的一种方式。

沟通，本身需要用5W2H设置；以终为始的沟通。

而当我们与下属进行沟通或者与他人进行沟通，想使别人达成目标的时候；

你会发现，同样的目标，如果从你嘴巴里先出来。对方就会潜意识的回避和砍价，各种找理由。

而且，达不成的时候，可以合理的告知：这是XXX要求的，我早说过XXXX……，这就是无效的沟通。

假如，你带着这些问题在会议上去详细沟通，你会发现，你的会议也是无效的。

实际上，会议想要高效；就需要设定好详细的5W2H。

目的：开这个会到底要解决什么问题？

1.为了统一宣导某项规则？

2.为了统一传达某项信息？

3.为了解决某个需要群体智慧才能解决的问题？

如果一对一沟通的效率超过了开会，建议不要开会；

比如，在民企；大事开小会，小事开大会，最大的事不开会。

一般的企业，今年发多少钱；这事算是最大的事之一了；一般都不开会，BOSS自己基本都想好了。

公司想要执行某个很大的变革，你会发现，一般的企业，也就是开小会就把事给定下来了。

一般真正拉过来开大会的，基本上都是会议的主持，看大家来表演的。

假如，搞错了会议的结构，把大事拿到大会上去一步步讨论，决策；这是欧美人的风格，不是中华民族的风格。

因此，想开一个高效的会议：

1.你最终想通过会议达到什么目的，需要明确；

2.参加会议的群体是哪些，他们大致的人心，人性，需求，欲望以及与会议主题涉及的利益关系怎么样，需要了解。

然后，才是制订会议的召开计划 ——7要素；

再去有效通知确认参会人员分别需要准备什么资料和心情，思路和方案。

真正召开会议时，紧盯主题，设置好观察者——用于随时纠偏和关注进度。

一份会议准备就像一场电影，每个人演好自己的角色。

该做好场务的就做好场务；该做好导演的主持人，就做好导演；该做好编剧和后期效果的，就做好主题整理，计划编制，信息记录之类的。

在实施的过程中，导演需要时刻掌控着会议的每个阶段的交期和质量；发现没有在规定的时间内完成规定的内容，随时可以叫暂停。

对于会议上不该讨论的议题，及时制止，千万不要把一个会议开成了：一生二，二生三，三生万物。

比如，我们集训班的讨论，之前有童鞋在学习行动计划里写着“每天在群内交流作业”。

请问，这是一个好的会议计划吗？很明显，不合格。

第一：你到底要交流到什么目的，程度，才算是合格？

第二：具体的交流交期没有写。

因此，这类交流型的会议，基本上都是效率低，质量差，天马行空，自由发挥，随心所欲，深一脚浅一脚的。

因此，我们必须在交流会议前，就需要明确出目的。

必须是交流到可以让自己的疑惑通了或者让自己不确定的，确定了，自己不会的，会了。

假如达不到，就记录下来；约后面的辅导。

这就是有价值的会议，但是还不算高效。

高效的会议，就是能20分钟结束的，千万不要花费30分钟。

能一句话说完的，并且达到预期效果的，千万不要说一句半。

我们都知道，人，大多都有表达的需求。不管内向还是外向的，要么是一说就滔滔不绝，乐在其中。

要么就是，不敢公开说，但是内心导演了一出又一出的大戏；这些，都是影响效率的点。

最可怕的是，真的要说的时候，这一堆内容：

条理不清晰，层次不分明，内容有歧义，缺少数据，缺少细节，缺少逻辑，缺少结果。

而且，翻来覆去都在一个点上，不停的重复重复再重复；无限死循环模式。

假如用这样的表达方式去开会的话，会议的效率，可想而知。

因此，我们要，想着说，少说，精说，说逻辑，说数据，说结果，说关键细节。

——今天的拆书到此结束。