揭开时间管理的”冰山”真相

正式开始听课之前又听到大叔提到“以终为始”四个字了，时间管理究竟管理的是什么？时间对我们来说重要吗？重要，非常重要！

世界上有很多事情不公平，但唯有时间对每个人是公平的，每人每天都有24个小时，同样是24小时，为什么人家在工作之余还能坚持跑步，写作，阅读等等，而你却是一件事情都不好呢，很多年轻人都有这样的现象发生，笔者也有，并且经常发生，这是因为无法掌控时间，或者根本没有意识到时间的重要性。

其实我们每天都会和时间打交道，我们的工作、学习、生活都有赖于时间的堆砌，它如白驹过隙，稍不留神就跑了，那么怎么才能更好的支配每天的24小时，让你的工作、学习、生活变得井井有条呢？

下面先来回顾一下我们在工作中遇到的一些时间管理的困扰：

一、时间管理的困扰

1、你是不是感觉每天的事情特别多，但是领导却感觉你做工作没有意义，也就是意味着你一天的工作白忙了。

2、每天加班到很晚，才能忙完工作，感觉人生很灰暗。

3、一天盘点下来，其实根本就没做几件事，但是就是不知道这一天为什么会那么忙，都在忙了什么？

4、好不容易没那么多事情要做了，心里暗暗窃喜今天不用加班了，好不巧，领导给你安排了几件马上需要处理的事情，这时你体会到了什么叫欲哭无泪。

5、每天像消防员一样，到处救火，今天有个员工给劳动监察打电话，说公司克扣工资，明天那个员工打架了，需要去处理一下，后天另一个员工工作总结和计划未按时提交，要你给予处理，每天被这些异常问题烦透了。

这些工作中经常遇到的问题大家是不是都深有体会，那么大家有没有想过为什么会出现这些问题呢？

出现了问题该如何解决问题，其实解决任何问题都是同样的思路：

首先，要逐一罗列问题清单，

其次，根据问题分析出现问题的原因，也就是表象原因，

然后，根据这些表象原因分析出现这些问题背后的逻辑关系，

最后，针对根本原因找出对策，并实施。

究竟是什么原因导致出现这些问题呢，我们的时间都去哪儿了呢？

1、缺少规律

比如：新员工入职的时候，需要填写入职资料，等到新员工来了才开始打印这些资料，一个人还好，如果是同时入职好几个人，可能你就会忙活一上午，其实你完全可以在新员工入职的前一天把入职所需填写的资料提前准备好，把每个人所需填写的资料分别放在一个档案袋里面，在档案袋里面放一张资料表单，以便日后查询，而且要提前做好新员工入职流程，免得手忙脚乱。

2、流程不对

比如：招聘需求的挖掘，用人部门随意丢给你一张招聘需求申请表，你觉得人家让怎么招就怎么招呗，找他们再次确认需求太浪费时间了，还有，用人部门会不会觉得你很麻烦，不相信他们似的，于是就省掉了招聘需求挖掘这个步骤，直接做招聘计划，实施招聘了。

可是招聘了一段时间你却发现，每天打了N个邀约电话，邀约到的候选人却寥寥无几，或者邀约过来的候选人屡屡放你鸽子，好不容易有个来面试的，用人部门却觉得约过来的人很渣，觉得HR部门水平很烂，连个合适的人都招不到。

3、大惊小怪

大家可以想象一下，每天有效的工作时间就那几个小时，我们总责怪时间过的太快，可是时间却还是一分一秒的走着，丝毫没有加快的步伐，大家可以回顾一下自己每天的工作生活的情景，其他部门的人找你来领办公用品，你可能会跟她唠上几句，你去别的部门办事情，可能这个部门的几个姐妹正在讨论最近热播的电视剧，你也跟着凑个热闹，时不时的还插上几句嘴，殊不知时间正在悄悄的流逝，你还浑然不知。

4、执行低下

也可以说是光说不练，也是学习的一大误区，学习计划做的很好，就是没有按照学习计划来执行，总是给自己找借口，每天推脱，最后不了了之。

5、漫无目的

不论是工作、学习还是生活，都是需要做规划的，假如你正在做手头上的工作，突然想起来昨天领导交代一件今天上午必须完成的工作，于是赶紧放下手头的工作，去做领导交代工作，总是正在做事的时候，想起另外一件比较着急的事，如此反复，每件事情都做不好，整天跟无头苍蝇一般，一会儿做这个一会儿做那个，最后哪个都做不好。

6、无用功

这让笔者想起自己工作中遇到的一件事，领导交代招聘一名有1-2年工作经验的行政专员，于是每天打电话约人、面试，过了几天领导又说，行政专员以后还要做前台的工作，所以招聘的标准改了，没有工作经验也可以，但是要形象好一点，于是就按照这个标准招，好不容易招到了，领导却说暂时先不招了，当时简直要泪奔啊！白白浪费了一周的时间。

7、重复浪费

员工在填写入职材料时，会提交工资卡的信息，如果每名新入职员工的工资卡信息在入职手续办完之后统一整理到一个表格里面，那么在发工资的时候就不必要再重新翻找员工的入职材料去整理员工的工资卡信息了，节省了翻找材料的时间。

二、时间管理的本质

目标管理：做正确的事、方向确保效果

时间管理，究竟管理的是什么，以终为始，明确时间管理的方向，如果方向错了，那么做的一切都是无用功。

自我管理：正确的做事、方法确保效率

明确了时间管理的方向之后，正确的做事方法能起到事半功倍的效果。

三、时间管理的五大法则

1、应有一张思考的床，不要穷忙、瞎忙、无必要的忙

在文章的开头部分提到了几条时间管理的困扰，那么为什么会出现那些困扰呢？

其中最主要的原因就是每天缺少思考的时间，比如在接到领导交代的任务的时候，应该先去思考这项任务领导要达到什么目的，这项任务该不该做，做了有什么好处，有什么坏处，这项任务会不会和自己手头正在做的任务有关联，是否可以合并在一起做，这项任务是否会耽误手头上的工作，是否手头上的工作比这项任务更紧急，这些都是需要去思考的；

比如领导让重新做绩效考核方案，就要先思考领导这么做想达到什么目的，是觉得员工的工作不饱和，还是目前的绩效考核没有起到激励的作用，还是想借助绩效考核来规范某些员工的工作态度等等，只有对任务的意图分析明确了，方向正确了，才能保证不做无用功。

其实大家每天工作的时间是固定的，每天下班前应该对自己当天的工作进行盘点，自己一天都做了哪些工作，哪些是未完成的，为什么未完成，哪些是已经完成的，完成的结果怎么样，从而分析每天把时间都浪费哪里了，便于对时间进行管理。

2、心无旁骛地在一段时间内解决一件事情

在快速成长课程中提到学习要聚焦，其实做工作也是一样的，比如做一个策划方案，为了防止思路的中断，是不是集中在某一个时间段内做完会比每天抽出一个小时来做会做的更快、更好呢。

3、遵循20:80定律

琐碎的多数事物：花费80%的时间达到20%的成效

重要的少数事物：花费20%的时间达到80%的成效

4、PDCA

绝大多数难题都是由未经认真思考的行动引起的，做任何事都要有规划，在制定有效的计划中每花费1个小时，在实施计划中就可能会节省3-4小时，并会得到更好的结果，如果没有认真做计划，那么实际上正计划着失败。

比如：想出去旅游，也是需要做规划的，根据4M1E的方法，把乘车的方式、酒店的预定、用餐的地点、每天游玩的景区、景区的路线、景区的介绍、需要带什么衣服、药品、何时购买当地的特产、费用预算以及返程的乘车方式等做一个整体的规划。

5、时间管理的四象限

第一象限（急）：重要又紧急的事

第二象限（重）：重要不紧急的事

第三象限（轻）：紧急不重要的事

第四象限（缓）：不紧急不重要的事

四、紧急性排序之法

（任务截止时间-任务领取时间）-任务完成周期=剩余完成时间

任务截止时间：也就是任务截止到某一天或某一天的哪个时间点必须完成的时间，不能延迟的时间，比如临时交代一项任务，而且 必须在当天的中午12点之前完成，那么12点就是任务的截止时间。

任务领取时间：日常的已知工作时间或者从接到任务的时间开始，就是任务的领取时间，比如，每天的日常工作，当天的早晨上班时间就是任务的领取时间；某一天的某一时间点接到的任务，比如当天下午2:00接到一个任务，那么2:00就是任务的领取时间。

任务完成周期：完成某项工作正常需要的时间。

紧急性排序：剩余完成时间越少，紧急性排序越高！

人们常说越努力，越幸运，但盲目的努力不仅不会让你前进，还会让你后退，请停止无效的努力。

时间也是一样的，每个人只有那么多时间，一天无法越过24小时，要做的就是如何高效地运用好这些时间。

我们是每分钟的主人，希望大家能够合理安排自己的时间，做一个掌控时间的人，而不是被时间支配的人！

本文是《时间管理》系列课程第一节相配套的文章，接下来会持续分享，欢迎关注！