时间管理技巧与工作计划执行的“完美结合”

大家都知道时间是固定不变的，它不像人力、物力、财力那样可以蓄积，做任何事情都需要依赖于时间，并且它不能失而复得，所以时间管理的对象不是“时间”，它的本质是面对时间而进行的目标管理、自我管理。

管理学大师德鲁克说过这样一句话：“做正确的事，远比正确的做事重要”，这说明方向和方法的问题，所以目标管理能保证做事方向的正确性，自我管理能保证制定计划是否能真正落实到工作、学习及生活中。

在第一篇《时间管理》系列课程配套文章（揭开时间管理的”冰山”真相）中提到了时间管理的五大法则，第二篇配套的文章（一张表帮你轻松识别时间管理的“轻重缓急”）中提到时间管理的“轻重缓急”，第三篇配套的文章（一张表彻底解决“工作低效”难题）重点讲如何合理有效改善每天的时间分配。

学习时间管理就是要学以致用，针对时间管理的本质，来看工作计划是如何根据时间管理来分解计划目标的。

一、目标计划分解的逻辑

1、长程目标

在做职业规划表时，根据个人的盘点表，确定自己的终极目标，比如10年的目标是成为一名规模500人以上企业的HRD，并精通各模块。

2、年目标

根据终极目标，可以分解成5年的目标，根据5年的目标，分解成2-3年的目标，再分解成1年的目标，比如一年的目标是成为一名规模100人以上企业的主管，精通招聘模块和员工关系模块。

3、季目标

根据一年的目标再分解成一个季度的目标，需要学习哪些技能来支撑一年的目标。

4、月目标

根据季度目标，分解成每月的目标，比如根据当下公司的工作需求以及结合自己的终极目标，你分解你月目标是学习招聘技能的电话邀约和面试技巧。

5、周目标

根据月目标再分解成周目标，比如第一周提升电话邀约技巧到3分，保证每周成功邀约30人。

6、日目标

根据周目标分解成日目标，每日达成。

那么目标的制定要依据smart准则来制定：

1、明确的

例如提升电话邀约技巧具体到几分，保证一周邀约多少候选人，这个目标的制定就是不含糊的。

2、可以衡量的

保证一周邀约候选人的数量，这个数值就是可以衡量的。

3、可以完成

例如根据以往的邀约记录，每周能邀约20人，这周制定的计划是邀约100人，那么显然是不可能完成的，目标计划可以稍微比以往的增加一些，但是差距不要太大。

4、实际可行的

例如，本月的目标计划是提升电话邀约的技巧和面试技巧，结果周目标是学习绩效，并且目前工作中不需要用到这项技能，这就是目标分解与月目标与长期目标不匹配。

5、有时效性

制定目标计划的时候是根据工作中当下最急需的来制定的，例如公司现在正在急需招聘几名销售员，目标计划是学习招聘的某几项技能，那么这就是有时效性。

工作计划写出来，目的就是要执行，通过执行达到预期的目标。

二、工作执行落地的步骤

年度大事：当年所需要做的几件工作上的大事情。

月度项目：根据月计划，盘点当月工作完成情况，哪些已完成，哪些未完成，为什么未完成？已完成的工作是否取得成效。

周度总结：根据周计划，对本周工作进行总结，哪些事情按计划完成了，哪些未完成，为什么没完成？

每日跟进：根据日计划，对每天的工作细分项进行盘点，哪几项工作已完成，哪几项未完成，为什么没完成？

每事盘点：对当日工作中的某一项工作进行盘点，是否达到预期的效果。

迷茫大叔开发了一个表单《工作总结表》，表单主要帮助大家养成对每事、每日、每周、每月进行盘点和总结的思维习惯。

1、总结过往

这是发现问题的过程，通过用5w2h的方式对以往（可以是一件事、某一天、某一周或者某个月）工作进行详细描述，就可以发现问题，比如总结上一周的招聘情况，那么what就是招聘目标是否达成；why就是未达成的表层原因；who就是做这件事的人；where就是做事的地点；when就是做这件事的周期；how就是做事的过程；how much就是做这件事最后达成的结果。

2、寻找问题

什么是问题？不好的异常才叫问题。问题=目标（标准）-现状，这个差距如果是好的异常就不是问题，如果是不好的异常，那么这个差距就是问题。比如本月制定的招聘任务是7人，但是只完成了4人，还差3人，这个差距3人就是问题，用5w2h再怎么描述呢？

What就是目标-现状；when是问题发生的时间，也就是开始时间到结束时间这个时间段；who是影响到这个问题的所有人员；why是问题的表层原因，可以逆向思维去验证；where是问题发生的地点；how是对what的补充说明，是具体问题发生的细节，how much是对how的程度值的一个描述。

3、分析问题

用4M1E（人、机、料、法、环）和5why（多问几个为什么）的方法分析产生问题的原因，例如电话邀约量没达标，首先用4M1E去分析，是否今天不在状态，心情不好，或者邀约电话没时间打，还是电脑出现问题了，导致筛选简历慢，或者电话出问题了，打电话时断时续，也或者是邀约话术不吸引人，还是工作环境太嘈杂等因素。

从这个维度分析完之后，再用5why的方法进行分析，电话量没达标，通过4M1E分析是因为心情不好，所以就问自己为什么心情不好，因为挨领导说了，所以心情不好，为什么挨领导说了，因为工作没做好，为什么工作没做好，因为做的不是领导想要的，为什么不是领导想要的，因为做工作的方向偏离领导的意思，没明白领导让自己做工作的最终目的是什么。

4、得出主因

通过前面4M1E和5why的分析法进行分析，得出出现问题的根本原因，得出主因之后要用逆向思维去验证自己的判断是正确的，例如上面提到的案例，假如能明白领导让做这件事的最终目的，是不是就不会出现前面一系列的问题了，最终的电话邀约量就能达成，如果答案是正确的，那么证明判断是对的，否则，就要重新去分析产生问题的主要原因了。

5、拟定对策

确定产生问题的主要原因之后，要根据smart原则去针对问题拟定对策，例如，根据分析得出，某岗位迟迟未到岗的主因是对招聘需求挖掘的不精准和岗位描述有问题，那么就要根据这两个主因制定对策。

6、分析对策

根据拟定的对策用SWOT分析法进行分析，拟定的对策是否可行以及执行过程中会遇到什么困难。

7、生成方案

 分析完对策之后，生成具体的计划和实施步骤，这个方案就跟一个标准的sop差不多。

8、举一反三

执行完生成的方案后，要思考其中的通用的方法和技巧，如果下次遇到同类似的事情，是不是也可以按照这个方法来做，真正做到举一反三，充分运用到工作、学习及生活中。

三、工作管理的几个技巧

1、每天下班后花10分钟检讨今天做的事情及计划明天要做的事情

每天下班前盘点总结当天做的工作是否完成，如果未完成，安排在哪一天完成，并制定第二天的工作计划。

2、列出ToDo—CheckList，该做的事情

把计划要做的工作逐一列项在本子上，分别标注序号。

3、仅要计划最紧要的20%就够了

把最紧急的工作的20%列项就可以了，如果接到临时紧急的任务可以再调整计划。

4、要设计有Check  Box，如：¨forü

把列项的计划，每完成一项打个勾，这样盘点的时候就可以清晰的知道工作的完成情况。

5、要把计划外的变数（如：突发状况）也纳入考量，如工作时间乘上1.5倍

计划是在做工作之前制定的，它具有不确定性，可能会存在突发状况，所以制定计划的时候不要安排的太满，一般最好安排70%即可，另外的30%留作处理异常情况。

实际工作中处理工作的几个技巧：

1、先把最令你讨厌、最困难的事（或者最容易的事）解决掉，不要让它一直困扰你

这就像考试一样，拿到试卷会先大致的看一遍试卷，对试卷的整体有个大概的了解，有的人喜欢先把试卷最简单的试题做掉，留更多的时间研究比较难的题目，有的人喜欢先做比较难的试题，因为觉得难的试题做完了，心理就没有压力了，简单的试题会很快做完，这个原理运用到工作中同样适用。

2、将工作分解成几个较小的部分，让工作容易进行

例如要策划一场晚会，那么就可以把晚会分解成几个小部分去准备，前期准备（包括场地预订、人员安排、活动策划、经费预算、来宾邀请及确认等）、晚会执行（包括开场仪式、表演、颁奖、抽奖等环节）、收尾工作（费用结算、总结报告等）。

3、不要等所有资料都到手才开始工作，有什么就做什么

每个月都会算考勤做工资，如果绩效表没和各部门核对确认好，可以先做基本工资、社保、加班费、补助等其他项目，等到绩效表确认好之后直接把绩效工资做好，那么整个工资表就做好了。

有时可以静下心来回顾一下自己的工作、学习以及生活，真有那么多事情都是紧急必须立即去做的吗？遇到问题越急就越容易出错，越出错就会越着急，所以遇到问题应该先留给自己几分钟的思考时间。

时间管理的第三象限是紧急不重要的事情，例如朋友打麻将三缺一，很紧急，很需要你过来，而你抹不开面子，不知道怎么拒绝，然后就去了，但打麻将对你来说一点都不重要啊，要学会拒绝，做一些对自己来说重要的事情，如果每次都碍于面子不好意思拒绝，那么时间就会被别人占用，自己自由支配的时间就减少了，最后可能导致自己的事情都做不完。