高效异地居家办公攻略4：高效召开线上会议

本文是高效线上办公系列第四篇，也是最后一篇：线上办公，如何高效召开线上会议

全系列共四篇文章，分别从管理自我工作、管理团队工作、线上沟通、线上会议，系统讲解了线上办公遇到的问题、问题产生的原因及相应的对策

点击查看系列第一篇：线上办公，如何高效管理自我

点击查看系列第二篇：线上办公，如何高效管理团队工作

点击查看系列第三篇：线上办公，如何高效线上工作沟通

本文是线上异地办公系列最后一篇：线上高效会议。

实际上，这也是线上异地管理的 4个顺序：

从自我管理；

到团队管理（协作），说高大上点就是所谓的协同办公；

到线上沟通；

再到线上会议。

其中自我管理和团队管理，比较偏重于目标管理、计划管理、过程管理、异常管理、激励等，而线上会议和线上沟通都属于沟通的范畴。

线上办公的许多困境，都是沟通造成的。而这里面，尤其以线上会议的问题，和平时线下差异最大。

一、线上召开会议主要问题

1、大面积开会时，效率低下；

2、互动效果很差。

比如，2-3个人的小会还凑合，影响似乎不大，但是一旦涉及到十几个、几十个人的线上会议，后果往往是灾难性的。

你一言，我一语，无论是视频、音频、还是文字会议，你会发现效率都很低。

如果开会的时候，再针对某个话题楼给歪了，那可不得了，你们自行体会。

再比如，由于受客观环境的制约，网络延迟（毕竟不是每个人都是土豪），时不时有人掉线。甚至因为在家里，有的人背景很吵。

如果是文字会议，有些人打字慢，也影响及时互动的效果。

抛个问题出去，等半天，等不来结果。

但是，对方刚好又必须发言，这时候，一群人的思路可能都被打乱了。

那么，归根结底产生这些问题的原因到底是什么呢？

二、为什么会产生这些问题

实际上，根据职业素养《问题分析与解决》的逻辑，我们分析问题一定分析到自己身上可控、能解决的。

假设，你分析的都是别人的问题，或者分析的都是客观情况，那么你的问题是无解的。

比如，你分析原因是网络卡，这样的分析等于没分析。

你必须分析到，就算网络卡，人多，还有什么该做好，却没做好的地方？

当然了，这种思维的训练，不是一朝一夕。

所以，我们才对大家进行了系统性的训练，就是要养成这种，从自己和主观可控的条件下找原因的思维模式。

因此，基于这个逻辑，前面问题产生的真正原因其实是：

组织会议的人，没有提前模拟开会的场景，思考可能产生的异常；

组织会议的人，没有提前根据会议的场景，思考提高效率的方法；

组织会议的人，没有在会议碰到异常时，及时调整应急对策，而是干瞪眼。

只有把问题分析到这个程度时，问题才是有解的，否则，每个人都在甩锅！

既然组织会议，就应该提前模拟下。

假设是视频会议，该用什么工具？

一次能连接几个人？

网络是否稳定？

中途是否可能被干扰？

等等。

当思考到这些异常的时候，你才能思考，为了达到会议的效果和目的（会议交期、质量），该采用什么形式开会，该在什么场合开会，会议必须是哪些人参加.....诸如此类。

因此，一次高效的会议，实际就是一次思维非常缜密的关于群体有效沟通的目标和计划管理，以及，过程和异常管理。

基于这个逻辑，高效会议的操作步骤，呼之欲出。

三、高效线上会议的操作方法

第一步：确定会议目的和达到的效果

这一步是很关键的，因为这一步决定了后面的每一步。

到底是宣导性质的会议，还是讨论性质的会议；

到底是年度规划的，还是日常总结的，等等。

在这里，提醒大家，由于是线上办公，如果是开大会（人多的时候），尽量开宣导性质的，为什么？

因为宣导性质的，属于一对多，这样相当于基本上是单方面的传达和输出及接受，不需要太多的互动。

这样，就降低了会议互动的难度，有利于掌控会议进度和达到效果。

但是，有时候确实会碰到需要讨论的会议怎么办呢？

讨论型的会议，建议一次最好不要超过3个人。

我们做过很多实践，超过3个人，效率会明显下降。

当然了，2个人是最理想的。

有人会问，老师，我们光副总就5个，咋办？

如果一个会议，确实需要超过3个人讨论，尽可能的分分会场。

就是，3个人一场，3个人一场。

然后组合一下，这样讨论的充分。

为什么呢？

用最基本的数学题一计算就出来了。

1个人发言，5个人等待；

和1个人发言，2个人等待。

实际上，这一点在线下培训的时候，也经常用到，为什么老师安排小组讨论的时候，不会把一个组的人安排太多。

安排多了，要么就是打酱油的多——不发言，不思考；

要么就是，你一嘴，我一言，效率太低。

总结：

宣导性会议，多人；

讨论性会议，3个人为宜；

可以把大会按照主题，拆成各个小会，再统一汇总一次。

这几天，我自己就没少开 3人会议。整体的沟通效率还是很高的，如果动不动就是5-6个人讨论，那么效率将会很低。

第二步：基于目的和效果，拟定必须参加的人员和准备的资料

第一步确认好，那么这一步就很简单。

宣导性的会议：需要宣导人提前告知可能要宣导的主题是什么，准备好宣导的材料。

甚至，可以提前把宣导材料发给出席会议的人，请他们提前思考问题，会上统一提出记录。

讨论性的会议：需要组织者提前把要讨论的主题，和大家需要准备的信息、数据、表单等全部按照标准化的格式填写好。

最好是提前收上来检查一下，避免有些人格式不对，导致会议上改来改去。

比如我们常见的周会、月会，就适合这种。

像我们星火军团几十个人开月会（线上文字会议），十几个部门+五个中心，全部一起，也就是 1.5小时左右。

不说废话，提前准备，就不会耽误太久。

都是有固定的会议汇报的模板和文件，我们平时的日检讨会议——也是类似。

第三步：基于参加的人员数量实际选择合适的线上会议工具

到底选择视频，还是音频，还是文字。

这里是要根据会议目的和参加人数确定。

如果汇报的文件比较多，这时候其实用文字类会议会更好。

为什么呢？

因为便于截图（每个人都在一个地方），许多内容，你用嘴巴讲解半天，还不如截图来得直观。

当然了，如果有音视频和聊天同步操作切换界面的工具，那再好不过了。毕竟，这不是真正的会议室，我们每个人面对的，仅仅是一台电脑或者手机而已。

如果没有太多文件类的，那一般使用音频会好一些。

如果需要一个人向不少人展示（并且是有工具的），这时候用视频类的就比较方便（类似于讲课）。

另外，这里有个小细节。

考虑到现在是特殊时期，建议各位如果是两个人讨论，尽量用电话，不要用音频。

因为，电话比网络要稳定一些。

第四步：标准化的提前会议通知

会议通知为5W2H式样，尤其是需要与会人员准备什么内容和问题。

这样就比较直观，相信学习过职业素养的童鞋应该都熟悉5W2H是什么了。

这里就是提前拟定一个5W2H的内容，进行通知。

其核心点，工具、材料、思路等，要按计划准备齐全，通知到位，确认到位。

第五步：会议时选定合适的主持人和提醒者（全程配合会议交期管理）

主持人：用于主导会议内容，把控会议的质量；

提醒者：用于主导会议时间，把控会议的进度。

当然，如果主持人能力比较强，可以自己身兼两个角色。

而这里的会议记录者，则可以根据实际情况指派即可。

会议记录，需要找一个细心，不容易被打扰到，善于提取要点的人。

提醒者，需要是一个能聚焦，有时间观念的人。

假如大家都没有时间观念怎么办？

那提醒者就提前根据会议每个议题的标准计划时间，定好闹钟，及时提醒。

第六步：拟定会议中可能出现的客观异常及应急预案

所谓的异常，无非来自于4W1E。

人：失踪、掉线了、有事……

材料、工具、环境、方式（流程顺序）

比如，突然网络断了，怎办？

立刻启动应急程序，分散会议，用电话，换工具，或者文字版的；

或者把核心议题小范围处理掉，剩余的不着急，就缓一缓等等，这些都属于预案。

第七步：根据计划实施召开会议

在会议召开过程中，由主持人时刻掌握主题不要偏离，提醒者掌握时间不要超时，出现异常，及时启动预案。

这一步，在第五步的时候已经提过，这两步，一个是规划，一个是实施。

需要特别提醒的是，主持人如何才能做到不发散呢？

主持人需要准备一个会议的议题表，时不时看一下，就知道了。

还一个办法 对主持人有一些要求。

就是，每个人说什么，主持人脑海里立刻对标这段内容和主题的关系，这个是需要训练的。

因此，对于大部分人，还是先推荐第一种方式。

拿张纸，拿个文件，毕竟：好记性不如烂笔头。

如果确实发现出现缺失很多数据信息，导致会议讨论进行不下去，这属于重大异常，只能终止会议，并布置好接下来要改善的工作和准备的资料信息，这就是及时止损，千万不要为了开会而开会。

第八步：严峻突发状况的应对

如确实出现非常严峻的突发状况，则缩减会议改期，留下最关键的人，或者谈完最关键的事，其他的可以分解下去。

这一步，其实是第七步的一种特殊情况的处理。

就是，当你发现会议进行到一半，卡在了某些人身上。

那么，你可能需要直接让这些人先暂停，或者先终止他们的讨论。

如果他们是关键人物，你只能改期。

一些和会议关系不大的人，比如整个会议可能有10个人参加，到了讨论环节，和其中 5-6个关系都不大，这时候，主持人需要赶紧和这5-6个确认下，还有没有什么要说的，没什么事，他们先走，剩下的3-4个人继续。

线上会议的八个步骤，实际上其中一些核心逻辑，在线下会议也是适用的。

大家可以直接根据操作步骤，做成一个会议管理的操作手册。

每次开会前，根据步骤点检一下动作，自然就可以做好会议管理了。

欢迎大家在下方评论区，提出自己线上召开会议时遇到的问题或分享你的线上会议经验