高效异地居家办公攻略1：高效管理自我工作

本文章是高效线上办公系列第一篇：线上办公，如何高效管理自我

全系列共四篇文章，分别从管理自我工作、管理团队工作、线上沟通、线上会议，系统讲解了线上办公遇到的问题、问题产生的原因及相应的对策

点击查看系列第二篇：线上办公，如何高效管理团队工作

点击查看系列第三篇：线上办公，如何高效线上工作沟通

点击查看系列第四篇：线上办公，如何高效召开线上会议

在家办公，是许多同学曾经幻想过的美好场景。在今年，因为一场突如其来的疫情，变成了现实，一场大规模的全民线上办公随之开启。

一、线上办公，想说爱你不容易

上周，大家逐渐在异地、在家开始办公，实现了许多伙伴多年来梦寐以求的工作方式，各种问题也随之而来。

迷茫、手足无措。有些伙伴，突然不知道自己该干什么了，以往都是定点打卡、开电脑、午餐……现在因为突然在家办公，一瞬间失去了工作目标、方向、计划；

自律性差。有些伙伴，由于在家办公，领导不在身边，彻底放飞自我，比如，睡个懒觉、累了玩一会、干点家务活、网上刷信息刹不住车；

有些伙伴面临信息传达低效的问题。

一方面，自己的信息传给别人，总是会习惯性忘掉。

另一方面因为距离的不方便，也忘掉向大家及时反馈，还停留在线下办公室的习惯。

同时，由于打字速度，异地网络等等诸多限制，导致信息也不能像平时那样，在几秒内快速传递出和接收到 。

还有些伙伴，陷入了工作低效的麻烦。原本在办公室1小时就能做好的文件，现在却半天都没有完成；以往在公司，20分钟就能沟通好的事情，现在却1小时，还没谈出个所以然。各种沟通，急的半死，对方就是不明白你的意思。

还有各种各样的问题，归根结底，这些问题是如何产生的呢？

二、为什么会产生这些问题

01

迷茫的根源在于，以往并没有养成每天做好日计划、周计划、月计划的习惯。

习惯性每天机械的重复前一天的事情，因为以往都在办公室里，似乎养成了办公室依赖症、上司依赖症——任务都是上司指派的。

一直以来，都处于温水煮青蛙的状态，习惯性的一上班就去重复和接收别人的指令。对于自己工作的核心价值，以及主动思考的能力非常欠缺。久而久之，自己甚至都不知道，岗位真正到底要做什么，达到什么目标。

因为不知道目标，分解计划的时候，手足无措。所以，这个问题的根源：

1、缺乏对本岗位的清晰认知，不知道岗位的核心价值和目标到底是什么 ；

2、过于依赖他人和被动工作，缺少思考，导致缺乏制定计划的能力。

许多同学的计划都是流水账，根本不是计划，只知道每天按部就班的打电话、进办公室、开电脑、发邮件，压根就没有去真正思考过：

为什么，我第一件事，一定要是开会？

为什么，我第一件事，一定要是和领导沟通？

为什么，我某个时候，一定要去提交某某报表？

为什么，我某个时候，一定要打电话给XXX？

为什么，我XX时候，一定要……

在日复一日的机械重复中，我们已经完全忘记了岗位到底是做什么的，为什么做。

这，就是在家办公的时候，瞬间迷茫的问题根源。

02

为什么自律性差？因为不会做自我惰性的防呆和激励。

听到一个学员说，自己在家里效率弱爆了，自律完全没了！

以往我们在办公室看起来似乎执行力还可以，那是因为在办公室，有各种被监督的潜意识压力！

通俗点，因为在那个大环境下，大家都在忙忙碌碌，有氛围。而一旦你不忙，事情晚了一会才完成，立刻会有对比显示出来。甚至会立刻影响到其他人的工作，而且其他人很大概率会直接找你。这时候，你偷懒和懈怠的问题，就暴露出来了。因为客观环境导致的上下游的工作上的群体监督。

但是，这一切都随着，你自己在家的时候，荡然无存。

这时候，人的惰性会充分的释放出来。最可怕的是，就算你懒惰了，一时半会根本没有人知道。

你自己也会下意识的欺骗自己：

又没人催，不着急，我先洗个衣服，烧个饭，然后，家里人时不时再和你唠唠嗑。

自律？ 见鬼去吧！

你就会逐渐沉沦在自我放松中，无法自拔，越陷越深。

总结就是：

1、环境上，容易被干扰，不利于工作，导致自律不足；

2、自我心态上，因为缺乏监督，放松了。

03

那么，信息传达低效，又是为什么呢？

主要是因为不够防呆和换位思考。

1、没有足够的防呆手段。比如，给自己设定好标准的传达机制，定期、不定期提前约定好。

2、做着做着，就忘记了，原来别人是不知道我在做什么的，我也不知道别人在做什么。

一味的埋头做事，忽略了，我们和其他人的工作以及信息，是要保持通畅的。否则，就会影响别人的判断和动作。

04

工作低效其根源就是精力无法真正集中，节奏经常被打乱。

如果学过工业工程的人就知道，任何一个工作，都包含着动作。

动作分为几类：

1、不需要注意力的；

2、需要部分注意力；

3、需要很强的注意力。

通常而言，我们以往在办公室里，打印、整理文档、转发内容等工作，是不需要过于集中注意力的，属于1和2。

这时候，我们可以一心二用，同时做类似的好几件事情。

但是，如果碰到第3类事情,需要高度注意力集中的，这时候是无法一心二用的。

而且，如果一件事情需要高度集中注意力，比如，写制度、做规划、检查某关键产品等，思路一旦被打断，再要接上，是需要时间恢复的。

比如，2小时什么都不动，可以直接搞定一份工作方案。

但是，如果每次写20分钟，分6次，大概率写不好。

主要原因就是，你要思考，接上原来的思路，需要时间整理。

每一次被打断，都需要浪费时间回忆，梳理。

在办公室，可能是独立工作区域，一般也不会有人经常打扰你，毕竟大家都在上班。

但是，在家就不一样了。你的熊孩子、伴侣、父母；

甚至你家的喵星人、汪星人，会无规律的，时不时就出现在你的面前，或者勾起你中断的欲望。

更可怕的是，你还不能像直接拒绝同事那样，粗暴的拒绝你的家人。

以上就是种种问题和产生的根本原因。

既然知道了问题是什么，还有原因是什么，那么接下来，就开始给出相应的处理对策。

三、高效自我管理的操作方法

第一步，安排合理作息

根据自己的生物钟，结合公司工作，调节合适的作息。

那么问题来了，什么叫做合理的作息？ 怎么安排才合适？

首先要确保的是自己的生物钟。

摸清自己的精神、身体亢奋点在什么时候，疲惫点在什么时候。

其次，确定本职工作必须的时间。

我们的工作不仅仅是给自己工作的，还要考虑公司内部客户（公司和我们工作关联的人）和外部客户。

公司什么时候，需要做什么事？客户需要什么时候，会需要做什么事？

比如：我们公司不同岗位的上班时间要求其实是不一样的。

销售老师，基本上早上不用起来太早，因为没有意义。

我们的C端客户群体，主要是爱学习的HR和个别管理者。

她们肯定不会一大早，八点多钟，就开始急不可耐的买我们的产品。

所以，我们根据客户的习惯，销售人员的作息，通常是9:30以后真正进入工作状态。

但是，晚上就比较晚了。

因为许多客户，特别是南方的一些城市的HR，非常的拼，基本上晚上20:00都在地铁上或者刚下班、刚到家。

这时候，有些客户就会趁着通勤时间，和我们的销售沟通一些事情。

这些就是我们对客户的生物钟以及和我们发生链接的时间点，做的一些统计和分析。

显而易见，作为客服和销售，是需要和客户紧密结合的。

如果要求他们早上8:00 打卡上班，这很显然不现实，也没什么意义。

他们存在的价值，就是服务和沟通客户，如果客户都没时间，他们又能做什么呢？

而当客户需要的时候，他们又必须出现。

这是从外部客户角度考虑。

那么从内部客户角度呢？作息又是如何安排的呢？

比如，我们的IT技术人员和产品人员。

属于固定的工作性质，而且是需要高度集中工作为主。

因此，我们就有规律的，把他们的时间尽可能不要碎片化，要规律化（有别于销售和客服） 所以，我们的产品人员和IT人员，普通员工就是标准作息。

注意，再次提醒，这里的本职工作必须的时间，不是从过程而言，而是从你的用户（同事，上级，客户）真正需要你的时间是什么时候。

只要你在被大家需要的时间能够及时出现，胜过你几小时无意义的坐班耗时间、熬时间！

第二步，计划安排

在做计划安排的时候，再次强调一个之前多次强调的理念；

也就是在时间管理和快速成长都训练和要求的点；

做好个人的PDCA，计划只列70%。

70%是生命线，尤其是线上办公。如果你把自己每天的计划，列的超出70%的时间范围，比如，白天工作时间10小时，但是你列了8个小时的具体工作，那么基本要歇菜了。就算能完成，也是心力憔悴，不堪重负。一天两天扛得住，连续几天，肯定受不了。

这里有几个操作细节：

1、无论多忙，都必须在当天最早时间，头脑最清醒的时候，把计划列好。或者在头天晚上把计划列好。这个动作千万不要省略。

2、计划中，你需要评估几个要素：

（1）什么时间段，别人最容易找你。这时候，千万不要列需要静心思考、高度专注的工作；

（2）什么时间段，可能偶尔会被别人打断。这时候，可以列一些需要中等注意力的工作；

（3）什么时间段，你会经常被打断。这时候，可以列一些不需要注意力的工作。

前面讲到人的动作：

不需要注意力的工作P0，放在客观上，你的时间节奏最混乱的时候；

需要部分注意力的工作P1/P2，放在客观上，你的时间节奏一般混乱的时候（偶尔会被打断）；

需要高度注意力的工作P3，放在客观上，你自己能几乎绝对掌控不被别人打断的时候。

3、无论如何，千万不要把计划时间排的超过当天可工作时间的70%。

如果出现了这种情况，而且又不得不做，怎么办呢？

用时间管理的 ECRS进行删除、合并、重排和简化， 一定把计划优化到70%一下。

这是铁律，否则，后面的一切都是恶性循环。

第三步，防呆管理

防呆最核心的目的，是从环境上给自己营造一个适合的氛围，能提醒、督促、保护自己的工作环境。

1、首先，在家里找一个能让你感觉不排斥，尽量舒服的地方。坐姿、环境布置、阳光、空气、温度、湿度……都要让你舒服，这样才能提高工作效率；

2、尽量不要在床上办公，各种后遗症。有些人喜欢放个桌子在床上，肩周炎，颈椎病……都在向你招手；

3、尽量远离宠物、小朋友；

4、尽量在一个独立空间、单独的房间，比如，锁起来；

如果实在不能锁，需照看人，那么，至少也要和其他人的活动区域隔离一段距离。

5、把办公环境布置的看起来正规，像是个办公的地方。桌面的布置，笔、本子、笔记本电脑、文件……最好都放在这个区域，你会习惯性看到这些，潜意识产生一种在办公室的错觉。

6、零食类的东西，尽量不要放，这些绝对是降低效率的祸害，可以适当放点茶、咖啡之类的；

7、如果身边有家人嗓门很大，可以戴耳机，放点轻快的音乐。

情绪低落，放激昂的音乐，

精神不振，放阳光轻快的音乐，

需要静心，放稍微舒缓的音乐。

事实证明，选择合适的音乐，非常有助于提高工作效率，起到提升士气和缓解情绪的作用。

当然了，这期间，你需要注意保护耳朵。

第四步，信息的收集和传达

定点爬楼+规律性刷信息+提前告知+集中性回复。

定点爬楼+规律性刷信息，根据自己公司发布信息的特点，拟定出自己多久看一批信息，多久发一次信息。

有些公司习惯性早上宣导一些内容，那么这时候，为了第一时间不影响接收到新的信息，就需要根据公司的常规时间点，制定好你的爬楼和刷信息时间。

除此之外，你还可以不定期的刷信息。

什么叫做不定期? 这个习惯是至关重要的。

利用一切碎片化时间，刷信息和爬楼。

请注意，这里说的是碎片化时间！！！

打完一个电话，想放松的时候；

咖啡没水，加水的时候；

吃饭的时候；

躺床上休息的时候……

通俗点，碎片化的时间=你所有正常动作以外的零零碎碎的时间。

这是个习惯问题，习惯一般需要一周养成，在没养成之前，在电脑上贴一张提醒纸条，它会不停的提醒你。

这里还需要注意一件事，就是看信息的时间和技巧问题。

有的人，看信息，喜欢逐字逐句的看，这是绝对不可取的，如果你是这样的阅读习惯，那歇菜了！

记住：只是浏览，快速筛选关键信息即可！！！

怎么训训练这种速度呢？

很容易，一开始就给自己定好时间，要求自己必须在15秒看完信息，先不管质量如何，必须先把速度练上去。

否则，无解。

千万不要逐字看，一定要刷频，用手、鼠标，快速滑动。

先把这个快速滑的动作学会，然后再倒逼自己尽可能的多读取一些。 

如果你时间比较充足，可以多滑几遍。

注意：是多滑几遍15秒，而不是逐字读取信息。

这就是改正你不良浏览习惯的操作技巧。基本上3-5天，就掌握浏览技巧。

在这个时候，还需要做一个动作就是提前告知相关人员。

直接告诉大家，由于信息太多，你的阅读速度不快，希望大家有什么事，都要@你，或者私信给你。尽量要做到对你单独化。 

而对于你的顶头上司等常见的特殊人物，经常对你要求严格、回复要求快的，你需要把他们的信息设置成特殊提醒，比如，微信的置顶，钉钉的特殊提醒之类。

并且，当你把他们的设置置顶后，要将其他无关紧要的群和人，置顶取消。否则，大家都是置顶，无法第一时间凸显特殊人物。

除了这些之外，你还需要提醒别人，如果对方给你发信息，3-5分钟内你还没回复，请对方直接拨打你的电话。

记住，这个信息，一定要提前告知别人，如果别人记不住，每天告知一遍。

我们许多工作人员就是用这个方法，无论在什么时候，几乎都能主动或者被动在第一时间联系上。

如果你能做到这一点了，那么回复信息的规律性和及时性，就迎刃而解了

第五步，合理屏蔽

提前告知自我闭关状态，并制定紧急联系措施和打断后的预案，学会合理拒绝。

当我们需要短期“闭关”处理一些事情的时候，一定注意，提前在群内告知大家，至少告知你的关键人物。

告知的方式：

1、每天发计划，提前让你的领导和关键搭档，知道你今天某个时间段，可能在做什么；

2、在“闭关”前，或者可能会“失联”前，突然要处理紧急事情，短期无法关注群消息，在群内告知大家。

比如：

不好意思，刚接到一个紧急的客诉，这会要和客户电话沟通，预计需要1-2小时无法及时看到信息。

如果大家有什么急事，可以直接打电话、留言给我，或者找某某。

千万不要觉得这啰嗦，如果不花 10-20秒，提前告知，那么这期间，其他人有急事找不到你的时候，会很恼火。

而你每次都提前发布了这个消息，哪怕你的领导没看见，但是当他找不到你，找其他人的时候，其他人看到信息，也会帮你向你领导解释：

某某某，X点发了个消息，说他在做……

可能需要多久……

替代方式是……

这些看起来都是小事，但是都是血淋淋的教训总结出来的经验。

否则的话，一群人干着急，打你电话不通没人接，发信息不回，整个失联状态。这样是要被惩罚的。

怎么惩罚呢？

我们公司也是因为有人存在这种现象，所以特别做了一个约定：

凡是上班期间，没有提前说明，又联系不上的，超过30分钟，贡献团建费 100元。

当然，这只是一个小小的操作参考，目的肯定不是要这100元团建费。而是，确保能够让别人知道你的动态，以及应对预案。

每当你有特殊情况，要暂时 “隔离”自己一段时间时候，你都可以这样提前声明一下。

这样，别人知道你这期间在做什么，处于什么状态，当他有事找你的时候，也会衡量一下，不会产生心里落差。

领导找不到你生气的根本原因，不是因为找不到你。

而是，因为他以为随时随地都能找到你，可是却没找到。

这个落差，才是别人和领导真正生气的根源！

如果他从一开始，就明确知道，你在某个时间段是找不到的，那么他自然会想办法规避这些。

也不会对你有什么意见了。

以上就上居家办公会出现的问题，问题产生的原因以及高效自我管理的步骤。

问答：

Q：群体作息如何安排更高效？如公司科研人员本周居家编写年度开题报告，怎么掌控报告编写质量？

A：群体作息，你需要根据工作性质来 比如，你提到的科研人员，那么他们的工作核心是什么，最终要产出的交期和结果是什么？和哪些人会有交集？交集的人必须在什么时候要能联系上他们？报告的编写质量，取决于以往的衡量标准。以前怎么衡量，现在还怎么衡量。

Q：家中有调皮捣蛋的小孩怎么办？比较小，3岁不到

A：1、在需要集中工作时（做P3事情的时候），请人帮忙照看一下

2、其他时间，可以边带，边照看

3、给孩子找一些需要注意力的事情做

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