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这才叫员工访谈,你那只是瞎聊天!

作者: 天佑 时间: 2021-11-23 13:28
原创
最近有一些伙伴,在操作试用期员工访谈,员工转正访谈,绩效面谈 等访谈时,遇到不知道聊什么,或者氛围很尴尬等问题,该怎么办?

很多资历不深的HR误以为员工访谈是件毫无价值的事情,甚至认为可有可无。事实上,一次好的员工访谈,不仅可以了解员工情况、工作问题,还涉及到企业和人力资源管理问题,对于员工关系维护意义重大。


那么,员工访谈到底谈什么?

最近有一些伙伴,在操作试用期员工访谈、员工转正访谈、绩效面谈时,遇到不知道聊什么或者氛围很尴尬等问题,该怎么办?


首先,想解决问题,就要先明确在做访谈时,到底存在哪些问题点,不少HR说自己做这类员工访谈时,经常会陷入以下情况中:


 image.png

1.员工访谈时候,对面一坐,茶水一摆,小本一端。气氛是欢乐祥和的,内容是空洞虚伪的。


2.聊了很多,很开心,整理分析时发现重要信息忘了问。


3.被访谈人一直在听自己说,很少说话,不能挖掘到重要信息。


4.在访谈的时候,聊着聊着,被其他事情打断,被访谈人处理其他工作去了。


那么,为什么出现这种情况呢?根本原因主要是:


image.png

1. 访谈人没了解清楚目的,不知道访谈的目的是什么;


2.没有提前跟被访谈人约好时间,或没有提前了解清楚被访谈人的工作时间段相关信息。

 

在做试用期和绩效访谈工作时,经常会遇到这几类问题:


1.做了很多访谈工作,跟员工关系看似很好,可员工还是没有在试用期内快速适应公司,快速流失。


访谈人的理由是:面试有问题,入职人员不适应公司文化;


2.做了很多绩效访谈工作,但对人才类型还是会分析错,导致对人才识别不准,人岗不匹配。

 

访谈人的理由是:资料以及信息收集有误,部门提供的建议


做各类访谈工作的HR宝宝们,是不是经常因为以上困扰,被部门以及老板指责呢?HR宝宝们泪奔了……


其实,我们做访谈工作,之所以没有达到目的、氛围尴尬、被访谈人不配合的各种情况,根本原因是访谈工作没有“以终为始”。

 

我刚开始做员工关系工作时,在做关于降低员工离职率的访谈工作,也遇到过以上问题,明明提前做好了腹稿,但是一去现场找人聊天,忘了最终目的,最后随心发挥。回去一整理发现重要信息几乎都没有提取到,经常被领导批评做事不利。自己非常焦虑,担忧工作做不好,影响在老板心中的印象。


想做好员工访谈工作,离不开三个关键点:


一是要以目标为导向,所有工作要围绕这个目标开展。


二是和员工建立信任关系,让员工放下警惕心。


三是要掌握面谈的方法和技巧,尽可能让员工畅所欲言。

 

那员工访谈到底该怎么做呢?下面按照访谈的一般流程,结合自己的实操案例,对基本方法和技巧举例阐述。


image.png

第一、明确访谈目的


当时在做数据分析时,发现公司一线员工的离职率太高了,几乎平均每月离职率达到32.7%左右,因为我们是生产制造业,一线员工的流失率大,肯定会影响到产品质量问题,并且用工成本也增加了很多。

 

基于公司当时现状,老板想降低员工离职率的目的,我安排了一次员工访谈工作。


访谈目的不一样,访谈的形式也不一样,有些适合于“一对一”访谈,有些适合于“多对一”访谈。

 

第二, 访谈的对象是谁(Who)


访谈的目的不同,访谈的对象也会不同。


一线员工离职流失营销最大的就是一线管理人员,他们的压力是非常大的。如果想解决员工流失问题,一线管理人员是非常愿意配合我工作的人员,也是关键的成员。所以,这次关于一线员工访谈的问题,是一线管理人员——班组长和一线员工。


为了留住员工,一线管理者更愿意配合收集当下在职人员的问题,我也愿意帮助他们解决员工流失率大的问题,帮助他们提高工作质量以及效率问题,所以选择对象为班组长。


项目开始最好都是单点切入,所以我选择了一个最配合我的部门切入,也是流失率很严重的部门,他们最急需解决问题。

 

当时做的选人计划是这样的:


班组长的摸底了解:选择参与外训的班组长,通过对外训知识的落地追踪,顺便了解现状,以及对未来的期望,最希望有改善的点有哪些?工作中现在有哪些难度?

 

X事业部主要部门有外训参加的主管,溅镀8人,组装2人,成型7人;


在职人数,溅镀300余人,组装600余人,成型500余人;


面谈收集人数:主管(本周1人),员工3人;


目标(固定访谈)人数:主管 5人;员工20人;

 

访谈频次:预计分4周完成初次访谈计划,预计完成时间11月30日;初步了解的人员,每半月再次访谈,主要了解有无新问题,多沟通增进了解。固定访谈时间为每月2次,12月份开始形成常态。

 

员工:选择积极性比较高的年轻人,或者年纪稍大的爱闲聊的阿姨,了解需求。


访谈对象根据私密性和重要性不同而有所不同,可以是一个人,也可以是多个人。一般情况,私密性比较高访谈和比较关键岗位的人员访谈,采取一对一的访谈方式是合适的。


第三, 谈什么(What)


在访谈前,提前设定好与目的相关的问题或话术,以免偏题或者遗漏问题。


针对新入职1个月内的一线员工,设计的访谈内容是:


1.    您在做哪个生产环节呀?


2.    您入职公司有多久了?怎么称呼?


3.    老家是哪里的呢?住在宿舍是吗?宿舍条件还习惯么?


4.    家里现在都是什么情况呢? 以后对生活和工作有什么计划?


5.    现在工作还习惯吗?一天要求有多少产能?能完成吗?


总结:口语化可以拉近距离,便于沟通;表明身份,给员工有信任感,其次表明解决问题的时间,让员工理解,能够积极反馈问题。

 

第四, 怎样谈(How)


1. 营造环境气氛(根据目的,可选择对方的工作场所,或食堂等)


在此之前,伙伴们需要做好相应的准备工作,包括查阅和了解访谈人的基本信息、兴趣爱好等。


2. 阐明访谈目的


我当时在用餐时间去现场找一线员工访谈,那时候用餐,正好是员工休息时间,他们用餐时间比我们办公室人员要早。所以,这会过去他们刚好吃完饭,也还没有进入到休息时间。


进入现场后,先去找对应的人员,因为有名单,所以直接去现场问下助理,打听好人员位置后,找到访谈对象。

见面时,我会先表明自己身份以及目的,我是负责收集员工的困难信息反馈,帮助你解决问题的,但有些问题可能解决的时间需要的比较长,所以,请您在反馈问题后不要不相信我,只是问题解决需要时间,请您理解。


3. 正式访谈


通过前面的气氛营造和寒暄,接下来根据访谈设计好的问题正式提问了。


在面谈时,我们应以倾听为主,把 80%的时间用在听和观察上,20%的时间用来提问和引导被访谈者。


在访谈中我们只做听众,不做裁判。在访谈过程中,对不明白或地方,一定要反复追问,直到问清楚为止。


做完访谈后,发现当时的离职原因主要是:


1. 班组长们有意识到员工离职率比较高,给自己工作上带来压力;


2. 薪资问题,小时工工资高,员工心里不平衡;


3. 公司员工关怀做的不够,工作压力大。


image.png


所以,最后还是人的问题,后来通过解决小时工稳定性,降低了员工离职率的比例。


4. 结束访谈

当所有问题都问得差不多了,及时结束访谈。

 

第五,在哪谈 (Where)


访谈地点的选择很重要,根据访谈的目的,被访谈对象的时间等因素考虑选择适合的场所。

比如,有对上级或特殊目的的访谈,最好是在不被其他人员容易发现的场所,如下班路上,或食堂就餐时间等。


当时我选择聊天的场地安排是:先在工作场所,去公开了解,挖掘合适人员再深入讨论痛点;本周为初步了解,下周开始深入了解;分多次面谈。

 

因为产线非常忙,管理人员离开现场到办公室会影响生产工作,另外我当时跟这些被访谈对象几乎都不认识,所以如果选择了办公室或者会议室会影响访谈效果,被访谈人会比较紧张。

 

在现场进行聊,也不会给管理人员带来工作上的不便。此外,针对一线员工的访谈,我选择时间段是现场管理人员去开会的时候。


第六,什么时候访谈(When)


访谈的时间选择也很重要,最好选择双方都比较空闲的时间,当时我选择的是午餐时间或者下午产线休息时间。


第七,谈到什么程度(How  Much)


当被访谈人已经有动作,表情显露出不太愿意再继续聊的时候,最好能结束话题。还有信息需要了解,则安排下一次的时间。


另一种情况是达到了访谈的目的,结束访谈。


访谈法的本质其实就是“5W2H”工具的使用。


思考练习:请伙伴们思考,基于今天的内容,对照实际工作中访谈法的问题,再次重新梳理访谈法实操时的各种问题, 欢迎在在线答疑区和我们多交流。


如果你在培训过程中也遇到问题

可以加下方学习诊断师

聊聊您当下的核心问题

以及诊断后续改善和提升的方向

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