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《卓有成效的管理者》第十四篇:要事优先

作者: 元辰老师(迷茫大叔) 时间: 2021-01-04 10:41
原创
要事优先

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时间总是不够用:


我们在之前的分享中多次提到:

作为管理者,时间永远不是自己能绝对控制的。

尽管我们已经很努力的在拒绝别人,控制计划,但事实上,总是会有出现超出计划30%的部分。

总是会有一些我们无法拒绝的人和事出现,打乱我们的布局和节奏。


因此,无论你多么的精准,永远都要明确,并充分的做到这一点:学会,给自己留30%的计划余量,用于缓冲。


比如:前几天,我们一位广州的学员,微信刷朋友圈说,自己一路小跑到火车站,刚好赶上火车。

基于这个现象,我们用问题分析与解决的逻辑即可轻易得出:时间管理未做好。

没有预留足够多的异常时间,这类情况在我们的工作中,比比皆是。


知易行难,希望各位能真正做到,每天审视自己的时间安排:70%原则。

既然,我们永远只能预留70%的时间去安排自己的计划,那么,到底什么样的事才能出现在这70%?

 这70%的事,又该以什么样的方式开展呢?


值得一提的是,不管你安排了什么事在这70%里面;你必须,在一段时间内 专注做一件事(一类事)


工业工程的人因工程有对这个问题进行科学的研究,这里实际上涉及到人的注意力管理和实践。

一般而言,当一件事情,不需要你集中注意力,只需要依靠机械的肌肉记忆,本能操作的时候。

或者说,基本不需要深度思考,仅仅需要很浅层次的大脑微微“动”一下即可。

你是可以在做这件事的同时,处理其他的事情的。


比如:你是一名行政从业人员,你可以一边复印纸张,一边在旁边装订。

因为,复印纸张这件事,基本不需要你大脑有深层次的思考,仅仅凭借粗浅的记忆。完成即可。

而装订纸张,思考的难度稍微大那么一点点,但是依然不影响你的同时工作。


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因此,我们会发现,许多从事基层事务性工作的人员,是可以同时“一心二用”的。

你可以边交谈边裁剪工资条。

你可以,边交谈边录入员工的花名册。

你可以,边装订厂牌边向其他同事介绍公司情况。

但是,这些,仅限于对于大脑思考层度不深,并且不需要高度集中注意力的工作。

一旦涉及到需要集中注意力,或者大脑需要深层次思考的时候,你再去“一心二用”,最后的结果就是全部无用。


比如:你一边做明天的汇报PPT ,一边和同事在讨论某项制度的修订!

很显然,最后的结果是,PPT 做的很慢,制度的修订讨论的也很慢。

你的大脑在两件都需要深度思考,链接逻辑和信息的事情中,来回不停的切换。

就像,你的大脑神经和信息的存储器之间,你在来回不停的切换,信息流的传达和提取路线一样,会不断的间断,做无用功,重复工,这是基于人类思考的科学原理的出来的结论。

因此,被称之为 人因工程。


道理是如此的简单,但是一到执行的时候,许多人又开始忘掉。

比如有些人一边在带娃,一边在听课,听了一半还没来得及深度思考,那边 娃哭了,哄几下,然后继续坐到位置上刚开始学习,不到5分钟又被叫过去收拾房间等等,效率自然低下。

因此,集中精力,一次只做一件需要集中注意力或者深度思考的事情,才是提高效率的不二法则,才符合总时间最少。


因此,被称之为 人因工程!道理是如此的简单。

但是,一到执行的时候,许多人,又开始忘掉。

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互动时间:伙伴们,可以谈一谈你在日常工作中,对于哪些事情可以同时进行?哪些事情必须集中一段时间单独操作的,给予一个罗列说明(简单举例)。


学员-A:我现在手机看着咱这个群课程,平板听着老师的职业规划,效果不是很好,得分开』

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瓮泽辰||迷茫大叔是的,学习本身是要思考输出的,属于需要集中注意和深度思考的,不能同时进行。


学员-B:在路上走路或者坐车可以边思考问题,打腹稿,这个是合并的;单独操作的就是必须费脑集中精力的,比如听课要做笔记,或者写个方案。』

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瓮泽辰||迷茫大叔这个是的。』


学员-C:招聘时,可以一边打着电话,一边记录招聘信息,缩短时间。』

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -- - - - - - - - - - -

瓮泽辰||迷茫大叔继续。』


学员-D:我一边拨打电话一边筛选简历』

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瓮泽辰||迷茫大叔说一说原理是什么?』


学员-D:因为拨打电话时有个等待空隙,同时筛选简历可以节约时间。』

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瓮泽辰||迷茫大叔实际上,这不算是两件事同时进行,这里还是有擦边的。因为拨打电话,需要注意力。筛选简历也是,因此,严格来讲,这两件不是同时进行的,只是交替进行。』


学员-C:办理入职时,可以先让员工填写入职登记表,HR办理者进行资料复印和加员工进群,开邮箱等。写完表后,HR再告知合同填写方式;节约时间』

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瓮泽辰||迷茫大叔这属于两类事情,不是一个人在操作的。』


学员-E:带新人熟悉公司环境的同时,大致讲解各个部门的分工,找对人办对事?』

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瓮泽辰||迷茫大叔这个是可以的,因为带人去熟悉环境和介绍;熟悉环境,仅仅需要身体的记忆即可执行带路;介绍情况,则需要相对深度的思考。』


OK,我们做一个总结;可以与其他事情同时操作的常见事项,可归纳为以下这些:

1.整理基础文档

2.打扫5S

3.操作自动化工具(软件或者硬件)执行指令

4.简单的组装

5.人的基本生理活动


而常见的必须一段时间集中做的事项:

1.分析

2.深度比对

3.思考对策

4.规划

5.写作

6.统计记录

7.汇报


【可以看出,基本上第一类事项属于依靠生理肌体的本能基本可以完成。第二类事项属于依靠逻辑思考或者是创新思考才能完成。

实际上,创新思考也是逻辑思考的一种,属于开放式逻辑;因此,第二类事项统称为需要逻辑思考的事项。】


基于此,各位可以在实际工作中,制订计划的时候:

1.依次划分类别;

2.更加合理的排好自己的 70%和执行;

3.想要做到要事优先,提高效果和效率;

4.还得时刻具备归零心态。


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不管昨天多么的成功或者多么的失败。此刻,跳出这些干扰项,重新开始。

不管你之前制订了一个绩效规则推行多么的成功,你不能永远躺在这套游戏规则上,下次依然不假思索的去套用。

不管你之前无赔偿解除一个员工谈判的是多么的失败,你也不能总是停留在当时失败的状态中,总是像祥林嫂一样。


“要是当初,我XXXXXX”。

拜托,你永远回不到当初了。

出了问题之后,是检讨,而不是沉沦。

事实上,我们会发现,许多人一旦出了问题后。

第一反应:拼命的去证明——这不是我的错。

然后,试图把当时的所有事件细节全部过一遍电影 ,深度盘点和不断循环每个细节。

要么是为了证明——这不是我的错,要么是为了时刻自我暗示——就是你搞砸的,不可饶恕,无法原谅。


不管是哪种,都是没有任何意义的。

过失已经发生,如果一味的去专注问题的  HOW  和 HOW MUCH ,而不是就此打住,立刻跳出局,以一个完全局外人的眼光去冷静的分析原因。

寻找临时对策,思考长期对策。

那么,你将永远沉沦在过去中无法自拔,时刻影响你后面计划安排。

——今天的拆书到此结束。

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